クラウドPBXはスマホのみでも電話番号が取得できて、アプリでむしろ格安に利用可能
「PBX」と言えば「固定電話を使った外部とも連絡が取れる社内ネットワーク」という
イメージが強いですが、クラウドPBXはスマホでも利用可能です。
ではスマホのみでもクラウドPBXは使えるのか、
スマホでクラウドPBXを利用するメリットなどについて詳しく見ていきましょう。
クラウドPBXはスマホのみでも利用できる
従来のPBXは固定電話機が必要でしたが、
現在主流になりつつあるクラウドPBXはスマホのみでも利用できます。
スマホでしか使えないわけではなく、従来のPBXと同じように固定電話機でも
使えますし固定電話機とスマホを組み合わせて使うことも可能です。
パソコンやタブレットでもクラウドPBXは利用でき、コールセンターなどでは画面での
情報確認と電話対応をパソコンやタブレットだけで行っているケースもあります。
従来のPBXは主装置と建物内に張り巡らされた電話線が無いと使えませんが、
クラウドPBXでは主装置はクラウド上に設置されます。
電話線の代わりにネット回線を使った通話するので、
スマホでモバイル回線を使う場合には物理ケーブルも不要です。
導入もスマホにアプリをインストールするだけ、
従来のPBXのような大がかりな工事は必要ありません。
スマホでクラウドPBXを利用するメリット
スマホでクラウドPBXを利用する最大のメリットは
「いつでもどこでも会社にかかってきた電話に出られること」です。
従来のPBXは固定電話回線を使うため、
主装置が設置されているオフィスに居ないと会社にかかってきた電話に出られません。
しかしクラウドPBXは主装置がクラウド上にあり、
会社の電話番号にかかってきた電話は全てスマホで受けられます。
営業などで従業員が全員出払ってしまうことが多い個人事業主や小規模事業者だと、
会社にかかってくる電話を受ける電話番を置いておく必要があります。
クラウドPBXであればスマホで会社への電話が受けられますから、
出先でもスマホで対応可能で電話番は不要です。
電話番を置かなかったために重要な仕事の電話を取りそこなうといった心配も
ありません。
またスマホから取引先などに電話をかける場合も、
専用アプリを使えば会社の電話番号で発信されます。
知らないスマホ番号から着信で相手に怪しまれずに済みますし、
何より自分のスマホ番号を相手に知られるのを防げるのです。
取引先などに不用意に自分のスマホ番号が知られると、
営業時間外や休日も関係無しに仕事の電話がかかってくる恐れがあります。
アプリで会社の電話番号から発信できれば、
スマホ番号を知られないので公私の区別もしっかりと分けられます。
アプリ同士の通話は内線扱いで通話料無料に
クラウドPBXのアプリから発信した電話をアプリで受けることで、
スマホ同士でも内線扱いとなって通話料が発生しません。
出先の従業員はもちろん遠く離れた支店に居る従業員と電話で話す場合でも、
クラウドPBXを使えば通話料がかからないのです。
スマホは固定電話に比べると通話料が高く、
通話時間が長くなったり通話回数が増えると通信費が嵩んでしまいます。
クラウドPBXだと従業員のスマホ同士の通話が内線化されるので、
全体的な通信費の節約にも繋がります。
電話帳をクラウド上で一括管理
クラウドPBXでは従業員や取引先などの連絡先をクラウド上で一括管理できます。
紙やエクセルで連絡先を管理していると情報が更新されませんから、
繋がらなくなった連絡先がずっと残ってしまっていることもあるのです。
連絡先の情報が更新されないことで、
重要な連絡を取り損ねてしまうといったことも発生しかねません。
連絡先をクラウド上で一括管理しておけば、
取引先などの連絡先が変わると自分を含めた誰かが情報を更新してくれます。
電話帳が常に最新状態に保たれるので、出先で取引先などから電話がかかってきても
「誰からかかってきたのか分からない」といったことが無くなります。
またスマホ本体に仕事で必要な連絡先を登録しておく必要もなくなるので、
仕事とプライベートの電話番号が混ざってしまうこともありません。
スマホ本体に仕事の連絡先を登録していなければ、
万が一スマホ本体を紛失した場合でも情報漏洩のリスクが軽減されます。
固定電話機が無くても市外局番で始まる番号が使える
クラウドPBXでは固定電話機なしのスマホのみでも「03」などの市外局番で始まる
電話番号が使えるのです。
（使えないクラウドPBXサービスや地域もあるので注意）
「050」で始まるIP電話番号や「090」などで始まるスマホ番号は、
ビジネス上では市外局番で始まる電話番号よりも信用度が少し落ちます。
クラウドPBXだとスマホのみでも市外局番で始まる電話番号が使えるので、
電話番号で取引先や顧客の信用を損なうことがありません。
またナンバーポータビリティに対応しているクラウドPBXサービスであれば、
現在使っている固定電話番号をそのままクラウドPBXで利用することも可能です。
営業時間外や休日は着信しないように設定可能
自前のスマホを仕事で使うと公私の区別が無くなる恐れがありますが、
クラウドPBXでは営業時間外や休日は着信しないように設定できます。
取引先や顧客から電話がかかってきたら、
いくら営業時間外や休日でも無視するわけにはいきません。
だからと言って営業時間外や休日に仕事の電話を受けていると、
公私の区別が付かなくなって休みなく仕事の対応に追われてしまいます。
クラウドPBXでは音声アナウンスによる自動対応に切り替えることで、
営業時間外や休日にかかってきた電話に無視することなく出ずに済みます。
個別の設定もできますから、有給休暇などで休んでいる従業員のスマホに
仕事の電話がかかってこないようにすることも可能です。
スマホでクラウドPBXを利用する場合の注意点
スマホでクラウドPBXを利用する際には、
スマホの機種やOSのバージョンに注意が必要です。
機種やAndroid・iOSのバージョンが古いとクラウドPBXが使えない可能性があります。
ガラケーでは使えませんから、従業員に貸与している携帯電話やスマホの買い替えが
必要となるケースも出てきます。
プライベートで使っている携帯電話やスマホを使ってもらう場合は、
従業員に機種変更を迫らないといけないかもしれません。
複数の従業員を抱える事業者は事前にクラウドPBXを利用できるかどうか
従業員の携帯電話やスマホをチェックしておく必要があります。
情報漏洩のリスクが高まる
スマホでクラウドPBXを利用すると情報漏洩のリスクが少し高くなってしまいます。
クラウドPBXの場合は、PBXを利用する全てのスマホでセキュリティを
万全にしていないと情報漏洩のリスクが高くなります。
スマホで利用できるのは便利な反面不正アクセスを受ける窓口を増やすことにも
なるので、スマホのセキュリティをより万全にしておくことが必要です。
また自前のスマホを使う場合は、仕事中はもちろんプライベートでも
持ち歩きますから紛失などの危険性も高くなります。
端末自体からの情報漏洩のリスクは小さいですが、クラウドPBXを利用していると
分かると顧客の連絡先など大量の情報が漏れる恐れがあるのです。
スマホには生体認証によるロックをかけておき、紛失した場合は最悪スマホ内の
データを遠隔操作で消去できるシステムを導入しておきましょう。
（こまめなデータのバックアップも重要）
まとめ
クラウドPBXは専用アプリを使うので、
固定電話機が無くてもスマホのみで利用可能です。
従来のPBXに比べると導入にかかる費用も運用にかかる費用も安くなっています。
「03plus」なら最大1か月間無料で使える0円スタートプランもあるので、
クラウドPBXがどういうものか試しに無料で体験してみてください。
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